E-rēķini

Valsts iestādēm ir jāpieņem e-rēķini no pakalpojumu sniedzējiem. Pakalpojumu sniedzējs var sagatavot e-rēķinu savā grāmatvedībās sistēmā (ja tajā ir šāda funkcionalitāte), izmantojot e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju risinājumus vai izmantojot e-rēķinu izveidošanas formu portālā Latvija.gov.lv (nepieciešama autentifikācija ar kvalificētiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem un ir jābūt izveidotam e-adreses kontam, kuram piekļūst no portālā Latvija.gov.lv).

E-rēķinu var sagatavot vairākos veidos, atkarībā no uzņēmuma tehniskajām iespējām:

1. Izmantojot grāmatvedības sistēmu

Daudzas grāmatvedības un ERP sistēmas jau atbalsta e-rēķinu sagatavošanu un nosūtīšanu. Pirms e-rēķinu nosūtīšanas pārliecinieties, ka jūsu sistēma atbalsta PEPPOL BIS 3.0 formātu.

2. Caur e-rēķinu pakalpojumu sniedzējiem.

Ja jūsu grāmatvedības sistēma neatbalsta e-rēķinus, varat izmantot e-rēķinu operatorus, kas nodrošina e-rēķinu ģenerēšanu un sūtīšanu caur PEPPOL tīklu. VID apstiprinātais saraksts.

3. Izmantojot e-rēķinu izveides formu portālā Latvija.gov.lv

Ja uzņēmumam vai pašnodarbinātajam nav pieejama specializēta grāmatvedības programmatūra, e-rēķinu iespējams izveidot manuāli valsts portālā Latvija.gov.lv. Kā to izdarīt?

Aicinām ņemt vērā, ka portālā Latvija.gov.lv pieejamā e-rēķina izveides forma šobrīd nodrošina tikai komercrēķina izveidi.
Forma ir pilnveides procesā un ir paredzēts pilnveides rezultātā atbalstīt dažāda veida rēķinu izveidi, piemēram, kredītrēķina vai nodokļu rēķina izveidi.

• Svarīgi.

Pakalpojumu sniedzēji e-rēķinus drīkst iesniegt: izmantojot e-adresi, e-pastu, vai citu līgumā norādīto veidu. 

• E-rēķinu aprite (nosūtīšana) ar Latvijas nerezidentiem.

Ja valsts iestādei ir jānosūta e-rēķins Latvijas nerezidentam, kuram ir PEPPOL ID, tad e-adreses adresātu sinhronizācijas rezultātā tiks iegūts arī PEPPOL piekļuves punkta pakalpojuma sniedzējs kā juridiska persona (piemēram, Unifiedpost, Omniva, Telema u.c.), kuram būs jānosūta e-rēķins. Tālāk pakalpojuma sniedzējs nosūtīs e-rēķinu adresātam. Šobrīd e-adrešu informācijas sistēmā reģistrēts PEPPOL piekļuves punkta pakalpojuma sniedzējs ir ES E-RĒĶINU APRITE (UNIFIEDPOST) (reģistrācijas numurs: 90000000000). Vēršam uzmanību, ka valsts iestāde ir pati atbildīga par korekta adresāta norādi gan pašā e-rēķinā, gan e-adreses ziņojumā.

• E-rēķinu aprite nosūtīšana Latvijas rezidentiem.

Ja valsts iestādei vai juridiskai personai ir jānosūta e-rēķins Latvijas rezidentam vai valsts iestādei, tad adresāts tiks iegūts e-adreses adresātu sinhronizācijas rezultātā. Valsts iestāde/juridiskā persona ir pati atbildīga par korekta adresāta norādīšanu e-adreses ziņojumā.

Šobrīd, izmantojot  e-adresi, savā starpā nevar sazināties :

• privātpersonas (fiziskas personas)
• juridiskas personas, kas nav valsts iestādes

Proti nav iespējama ziņojumu (t.sk. e-rēķinu) aprite (sūtīšana un saņemšana), piemēram, starp komersantiem, biedrībām vai fiziskām personām.. Vienlaikus e-adresē ir iespējams izveidot un nosūtīt  e-rēķinu valsts iestādei, izmantojot e-rēķinu formu portālā latvija.gov.lv, kā arī  saņemt e-rēķinus no valsts iestādes savā e-adreses kontā portālā latvija.gov.lv. Juridiskās personas e-rēķinu var nosūtīt no savas sistēmas uz valsts iestādes e-adresi, vai arī, izmantojot e-adresē pieejamo e-rēķinu formu portālā latvija.gov.lv. Attiecīgi e-rēķinus saņemt var vai nu savā sistēmā, vai e-adreses kontā portālā latvija.gov.lv.

Valsts iestāde e-rēķinu var nosūtīt no savas sistēmas uz fiziskas vai juridiskas personas e-adresi.

• Svarīgi.

Gadījumos, kad e-rēķinu nepieciešams nosūtīt ārzemniekam, valsts iestādei jāizmanto e-rēķinu operatora pakalpojumi, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus. Pašai iestādei ir nepieciešams pašai noslēgt līgumu ar e-rēķinu operatoru. Arī gadījumos, kad valsts iestādei e-rēķinu sūta ārvalstu komersants, ir nepieciešams izmantot PEPPOL Piekļuves punktu (Access Point). E-rēķinu operatori, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus, izmantojot speciālu e-adreses slēgumu, novirzīs e-rēķinu noteiktam e-adreses adresātam (iestādei).

Lai varētu nosūtīt e-rēķinu izmantojot portālā Latvija.gov.lv pieejamo ievadformu ir nepieciešama aktīva e-adrese. Kā izveidot e-adresi?

1. Sagatavojiet jaunu ziņojumu

• Atveriet savu e-adreses pastkastīti.
• Nospiediet "Rakstīt", lai izveidotu jaunu ziņojumu.
• Laukā "Kam:" ierakstiet adresātu, kuram vēlaties nosūtīt e-rēķinu (to var aizpildīt arī pēc formas aizpildīšanas).
• Laukā "Temats:" norādiet ziņojuma tematu.

2. E-rēķina izveidošana

• Izvēlieties veidlapu "Izveidot e-rēķinu" un nospiediet "Aizpildīt veidlapu".
• E-rēķina formā aizpildiet sekojošo informāciju:
  • E-rēķina informācija
  • Piegādātāja un maksājuma saņēmēja dati (automātiski aizpildāmi)
  • Pasūtītāja informācija
  • Rēķina rindas un kopsumma
• Alternatīvi varat augšupielādēt sagatavotu XML failu, kas automātiski izveidos e-rēķinu un ģenerēs PDF un XML datnes.

4. Saglabāšana un nosūtīšana

• Nospiediet "Saglabāt", lai pārbaudītu un saglabātu e-rēķinu.
• Ja nepieciešams, nospiediet "Rediģēt e-rēķinu", lai veiktu izmaiņas.
• Kad viss ir pabeigts, nospiediet "Sūtīt", lai e-rēķinu nosūtītu adresātam.

Svarīgi!

Ja e-rēķinam vai citiem dokumentiem nepieciešams juridisks spēks, tie jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu.

Vairāk informācijas par e-rēķiniem meklējiet Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā.

E-adreses informācijas sistēmā (IS) ieviests jauns ziņojuma veids – “e-rēķins”, kas tiek apzīmēts kā EINVOICE.

Iestādes, kas vēlas saņemt un nosūtīt e-rēķinus caur e-adreses IS, var izmantot divus pieslēguma veidus:

Galvenā adresāta pieslēgums – izmanto jau esošo e-adreses pieslēgumu

Apakšadresāta pieslēgums e-rēķiniem – ļauj saņemt tikai e-rēķinus

Svarīgi.

• Iestādēm jāpārliecinās, ka to sistēmas spēj apstrādāt e-rēķinus
• Izejošie e-rēķini jāsagatavo atbilstoši e-rēķinu standartam
• Ieteicams integrēt automatizētu e-rēķinu apstrādi

IS drīkst saņemt tikai rēķinus vai arī standarta e-adreses ziņojumus. Pateicoties šīm izmaiņām, ir vairākas iespējas, kā iestādes var nodrošināt e-rēķinu apriti, izmantojot e-adreses IS pieslēgumu. Zemāk ir aprakstīti iespējamie pieslēgšanas veidi un to atšķirības.

E-rēķinu apritei iestāde var izmantot galveno adresātu (_DEFAULT@[Uzņēmumu reģistra piešķirtais iestādes reģistrācijas numurs]) un jau reģistrēto pieslēgumu, kas līdz šim ir nodrošinājis e-adreses ziņojumu saņemšanu un nosūtīšanu.

! Ja ir plānots, ka visu ziņojumu šķirošanu nodrošina viena sistēma, bet e-rēķini ir jānodod citai iestādes sistēmai (piemēram, grāmatvedības sistēmai), ir jāparedz šādas funkcionalitātes izveide vai pieejamība iestādes sistēmās (iespējams ir jākonsultējas ar saviem sistēmu uzturētājiem).

Lai izmantotu jau reģistrēto pieslēgumu e-rēķinu saņemšanai, iestādei ir jānodrošina, ka:

• Iestādes izmantotā sistēma (piemēram, DVS) prot saņemt e-rēķinus un tos apstrādāt.
• Iestādē ir paredzēts process, kā darbinieki rēķinus, kas nonāk iestādes sistēmā kopā ar pārējiem e-adreses ziņojumiem, apstrādā, piemēram:
  • vai tos apstrādā tie paši darbinieki (lietveži);
  • kam tie tiek nodoti;
  • vai tie manuāli tiek pārlikti citā sistēmā tālākai apstrādei (vai tas būs ērti).
• Iestādē izejošie rēķini tiek gatavoti atbilstoši e-rēķina standartam un validēti pirms nosūtīšanas e-adreses IS, izmantojot tam speciāli paredzētu saskarni – piemēram, Tildes API.

Vēršam uzmanību, ka e-rēķini ir mašīnlasāmi, kas nozīmē, ka sistēma tos saņemot var nolasīt un apstrādāt pilnībā automātiski līdz apmaksas solim. Tādēļ īpaši rekomendējam veikt tādu e-rēķinu integrāciju, kas veic e-rēķinu automatizētu apstrādi, ciktāl procesā tas ir iespējams.

1. Vai e-rēķins aizvieto PDF rēķinu?

Jā! E-rēķins ir digitāls standarts, kas nodrošina automātisku apstrādi un aizvieto tradicionālos PDF vai papīra rēķinus.

2. Vai e-rēķinus var izsūtīt ar e-pastu?

Lai gan e-rēķini var tikt nosūtīti pa e-pastu, ieteicams izmantot e-adresi vai PEPPOL tīklu, kas nodrošina drošu un standartizētu piegādi.

3. Vai ir obligāti jāizmanto e-rēķini?

Jā, Latvijā e-rēķinu izmantošana ir obligāta darījumos ar valsts iestādēm. Privātajā sektorā e-rēķini pagaidām nav obligāti, bet to lietošana strauji pieaug efektivitātes dēļ.

4. Kur var iegūt papildus informāciju?

Valsts ieņēmumu dienests: VID e-rēķinu informācija

Valsts kase: Valsts kases e-rēķinu informācija

1. Neatbilstošs e-rēķina tips (ne komercrēķins)
2. Ziņojuma tips nav EINVOICE
3. Validācija (paštaisīts xml)
4. Kļūdas matemātikā (paštaisīts xml)
5. Integrācijas problēmas, piemēram, nepilnīgs xml pielikums  (metadatos pielikuma izmērs 0)
6. xml satur nederīgus simbolus (piem., nosaukumos)
7. Integrācijas gadījums: adresāta DVS neprot apstrādāt EINVOICE tipa ziņojumus
8. Neatbilstošs xml saturs
9. Sūtot EINVOICE, pielikumā nav xml, tikai pdf