Vienreizes principa tehniskā sistēma

Valsts iestādēm bieži nepieciešami vieni un tie paši dokumenti, ko iedzīvotāji atkārtoti iesniedz dažādām institūcijām. OOTS risina šo problēmu, nodrošinot datu apmaiņu starp iestādēm drošā un automatizētā veidā, tikai ar personas piekrišanu. 

Šī pieeja veicina efektīvāku valsts pārvaldi, kur iedzīvotājiem vairs nav jākalpo kā starpniekiem dokumentu nodošanā. 

Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) informācija par vienoto digitālās vārtejas pakalpojumiem. 

• mazāks administratīvais slogs iedzīvotājiem un uzņēmumiem; 

• ātrāka datu aprite starp Eiropas savienības iestādēm; 

• droša un šifrēta informācijas apmaiņa tikai ar lietotāja piekrišanu; 

• iespēja pieteikt pakalpojumus pilnībā tiešsaistē, bez fiziskas dokumentu iesniegšanas 

• veicinot Vienotās digitālās vārtejas regulā (ES) 2018/1724 izvirzīto mērķu sasniegšanu, OOTS atvieglo lietotājiem pārvietošanos, studiju un darba uzsākšanu, pensionēšanos vai uzņēmējdarbības veikšanu visā ES. 

• Komisijas īstenošanas regula (ES) 2022/1463

Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un padomes regulu (ES) 2018/1724 apliecinājums ir:

"Dokumenti vai dati, tostarp teksts vai skaņa, attēlu vai audiovizuālie ieraksti, neatkarīgi no izmantotā datu nesēja, ko kompetentā iestāde pieprasa, lai pierādītu faktus vai atbilstību 2. panta 2. punkta b) apakšpunktā minētajām formālajām prasībām."

Apliecinājumi ir dokuments, dati vai informācija, kas kaut ko apliecina par jums kā privātpersonu vai uzņēmēju, piemēram:

• kurā valstī jūs dzīvojat;

• kuras valsts pilsonis esat;

• ka jums ir tiesības saņemt sociālos pabalstus;

• ka esat ieguvis vidusskolas izglītību;

• ka jūs neesat sodāmības reģistrā.

Kas mainīsies pēc Vienreizes principa tehniskās sistēmas ieviešanas?

Pateicoties OOTS ieviešanai, no 2026. gada būs vieglāk nokārtot formalitātes.

• Mazāks administratīvais slogs - piesakot pakalpojumu, OOTS dos iespēju ierosināt dokumentu vai datu apmaiņu starp iestādēm, ja dokumenti vai dati jau atrodas citas valsts kompetentās iestādes pārziņā elektroniskā formātā. Jums vairs nebūs nepieciešams atkārtoti manuāli augšupielādēt vienus un tos pašus datus.

• Saziņa pāri robežām - OOTS ieviesīs pirmo reālo ES mēroga datu telpu, savienojot kompetentās iestādes visā ES, lai tās varētu apmainīties ar oficiāliem dokumentiem un datiem pēc lietotāja pieprasījuma.

• Daļa no vienotās digitālās vārtejas - veicinot Vienotās digitālās vārtejas regulā (ES) 2018/1724 izvirzīto mērķu sasniegšanu, OOTS atvieglo lietotājiem pārvietošanos, studiju un darba uzsākšanu, pensionēšanos vai uzņēmējdarbības veikšanu visā ES.

Personiskās informācijas aizsardzība - OOTS pilnībā atbilst personas datu aizsardzības tiesību aktiem, jo sistēmas darbības principi izvirza lietotājus centrā un datu apmaiņa var notikt tikai pēc viņu skaidra pieprasījuma.

Ikvienam pilsonim vai uzņēmumam, lai varētu iesniegt apliecinājumus, izmantojot OOTS, būs jāveic 7 vienkārši soļi:

1. Autentificēšanās: lietotājs autentificējas, izmantojot eIDAS paziņoto eID shēmu;
2. Apliecinājumu atrašana: procedūru portāls jeb tiešsaistes pakalpojums noteiks, kādi apliecinājumu veidi ir nepieciešami un kuras iestādes ir šo apliecinājumu sniedzējas;
3. Apliecinājumu pieprasīšana: apliecinājumu pieprasījums tiks nosūtīts apliecinājumu sniedzējam;
4. Pārvirzīšana: lietotājs tiks pārvirzīts pie apliecinājumu sniedzēja;
5. Priekšskatīšana: lietotājs varēs priekšskatīt savus apliecinājumus pirms apliecinājumu apmaiņas ierosināšanas izvēles;
6. Apliecinājumu atbilde: apliecinājumu sniedzējs atbildēs uz apliecinājumu pieprasījumu, ja lietotājs ierosinās apliecinājumu apmaiņu;
7. Iesniegšana: lietotājs pabeigs administratīvo procedūru jeb tiešsaistes pakalpojumu un ar to kopā iesniegs arī nepieciešamos apliecinājumus.

OOTS paredzēta valsts un pašvaldību iestādēm, kas sniedz tiešsaistes pakalpojumus saskaņā ar:

• Regulu (ES) 2018/1724 par vienoto digitālo vārteju,

• Direktīvu 2005/36/EK par profesionālajām kvalifikācijām (Profesionālo kvalifikāciju direktīva / YKD),

• Direktīvu 2006/123/ES par pakalpojumiem iekšējā tirgū (Pakalpojumu direktīva),

• Direktīvu 2014/24/ES un 2014/25/ES par publiskajiem iepirkumiem.

• Direktīva 2014/25/ES par iepirkumu iestādēm, kas darbojas ūdensapgādes, enerģētikas, transporta un pasta pakalpojumu jomā.

Pakalpojuma sniegšanai ir nepieciešams saņemt tādus dokumentus jeb apliecinājumus par pakalpojuma pieprasītāju, kurus izdod kompetentās iestādes.

Dokumenti jeb apliecinājumi atrodas citas ES dalībvalsts iestādes rīcībā.

Iestādēm, kurām ir nepieciešami apliecinājumi pakalpojumu sniegšanai, ir pienākums piedāvāt lietotājam iespēju ierosināt apliecinājumu apmaiņu, izmantojot Vienreizes principa tehnisko sistēmu. Tomēr lietotājam nav obligāti jānodrošina apliecinājumu apmaiņu, izmantojot OOTS. Lietotājiem OOTS izmantošana ir brīvprātīga.

OOTS ietvarā katra iesaistītā iestāde var pildīt vienu vai abas lomas - apliecinājumu pieprasītāja un apliecinājumu sniedzēja lomu.

Apliecinājumu pieprasītājs ir iestāde, kas sniedz e-pakalpojumu un kurai, lai nodrošinātu tā izpildi, nepieciešami konkrēti dokumenti vai dati no citām valstīm.

Savukārt apliecinājumu sniedzējs ir iestāde, kas ir noteikta datu vai dokumentu turētāja un nodrošina šo apliecinājumu pieejamību OOTS ietvarā citu valstu iestādēm.
Vienai iestādei šīs abas lomas var arī sakrist - tā var būt gan apliecinājumu pieprasītāja, gan sniedzēja atkarībā no konkrētā pakalpojuma vai datu veida.

Praktiski tas nozīmē, ka, kad pilsonis vai uzņēmums piesakās e-pakalpojumam, piemēram, profesionālās kvalifikācijas atzīšanai Latvijā, Latvijas iestāde kā apliecinājumu pieprasītājs ar lietotāja piekrišanu var caur OOTS pieprasīt vajadzīgo apliecinājumu no citas Eiropas Savienības valsts iestādes, kas ir apliecinājumu sniedzējs. OOTS nodrošina drošu un šifrētu datu pārsūtīšanu starp šīm iestādēm, un saņemtā informācija tiek izmantota tikai konkrētā pakalpojuma sniegšanai.

Iestādēm, kurām pakalpojuma sniegšanai ir nepieciešami apliecinājumi, ir pienākums piedāvāt lietotājam iespēju ierosināt dokumentu vai datu apmaiņu, izmantojot OOTS. Tomēr lietotājam OOTS izmantošana nav obligāta - viņam joprojām ir iespēja iesniegt dokumentus arī manuāli, ja viņš to vēlas.

Kā pieteikties OOTS izmantošanai?

1. Normatīvie akti un regulas ir skaidri izprastas un definētas datu pieprasīšanai

2. Ir izvērtēts, kuri pakalpojumi izmantos OOTS

3. Iestāde ir noteikusi savu OOTS lomu(datu sniedzējs, datu devējs vai abi)?

Pirms iestāde uzsāk darbu ar Vienotās digitālās vārtejas vienreizējās datu iesniegšanas tehnisko sistēmu (OOTS), tai ir iespēja veikt integrācijas testēšanu un datu apmaiņas pārbaudi testa vidē. Testa vides izmantošana apliecinājumu pieprasītājiem nav obligāta, taču tā ir ieteicama, lai pārliecinātos, ka iestādes sistēmas pareizi sazinās ar OOTS un datu apmaiņa notiek atbilstoši vadlīnijām. Pieprasītāji var izvēlēties — testēt integrāciju vai uzreiz pieslēgties produkcijas videi, atkarībā no tehniskajām iespējām un gatavības.

Savukārt iestādēm, kas darbojas kā apliecinājumu sniedzējas un nodrošina datu pieejamību, testēšanas posms ir obligāts. Pirms jebkādi dati tiek nodoti OOTS, apliecinājuma sniedzējam ir jāapstiprina datu kopas, jādefinē metadati un jānodrošina to validācija.

Vienreizējās datu iesniegšanas tehniskā sistēma ir autonoms risinājums, kas jāintegrē tiešsaistes pakalpojumos, kuros nepieciešama būtiska pārrobežu pakalpojumu un datu apmaiņa. Sistēma nodrošina lietotājam iespēju priekšskatīt savus datus pirms to apstiprināšanas. Integrācija tiek nodrošināta, izmantojot savienojuma procesu. Iestādēm, kas ir apliecinājumu pieprasītājas, ir jānodrošina Regulas (ES) 2018/1724 tvērumā esošo pakalpojumu digitalizācija, lai tos būtu iespējams tehniski savienot ar OOTS.

Pirms jebkādi dati tiek nodoti OOTS, apliecinājuma sniedzējam ir jāapstiprina datu kopas, jādefinē metadati un jānodrošina to validācija. Praktiski tas notiek šādā secībā:

1. Datu sniedzējs vispirms izveido un apraksta datu kopu “smilšukastes” (sandbox) vidē.

2. Notestē, vai datu kopas struktūra, metadati un apliecinājuma formāts ir atbilstoši.

3. Kad viss ir korekti, datu kopa tiek pārcelta uz DAGR publisko vidi.

4. Tikai pēc tam tiek veikta pašu datu publicēšana, kas ļauj tos izmantot OOTS datu apritē.

DAGR sistēma neparedz iespēju apiet šo procesu - pilna datu kopas validācija un apstiprināšana ir obligāta pirms nonākšanas OOTS produkcijas vidē

OOTS ieviešanai ir divi vienkārši ceļi – E-forma vai API integrācija.  Abi risinājumi nodrošina vienu un to pašu mērķi - drošu datu apmaiņu starp iestādēm Latvijā un citās ES valstīs, taču atšķiras pēc ieviešanas sarežģītības un tehniskajām prasībām.

• e-Forma – Lai e-formās ieviestu OOTS nav nepieciešama API integrācija. OOTS e-formās var integrēt ar tās komponentes ievilkšanu formā līdzīgi kā jebkuru citu ievades lauku.

• API - Pilnvērtīga sistēmu integrācija caur API pārvaldnieku

E-Formas integrācija:

E-formas ir elektroniskās veidlapas, kuras iestādes var izveidot un uzturēt, izmantojot e-formu platformu Latvija.gov.lv. Tās ļauj iedzīvotājiem un uzņēmumiem pieteikt pakalpojumus tiešsaistē, aizpildot veidlapu, kas pēc iesniegšanas automātiski tiek pārvērsta e-adresei nosūtāmā ziņojumā ar visiem nepieciešamajiem pielikumiem.

OOTS integrācija e-formās notiek ļoti vienkārši - izmantojot īpašu OOTS komponenti, kuru iestāde var pievienot e-formai bez programmēšanas vai API konfigurācijas. Tā ir “drag and drop” veida saskarnes sastāvdaļa, kas lietotājam formā piedāvā izvēli: augšupielādēt dokumentu manuāli vai izmantot OOTS, lai izgūtu apliecinājumu no citas ES valsts tiešsaistē. Šī komponente automātiski nodrošina visu nepieciešamo informācijas apmaiņu un lietotāju novirzīšanu pie attiecīgā pakalpojuma  starp e-formu un OOTS starpniekplatformu.

Kad lietotājs izvēlas izgūt dokumentu caur OOTS, e-forma nodod pieprasījumu Latvijas OOTS starpniekplatformai, kas savukārt nodrošina eIDAS autentifikāciju un datu piekrišanu. Pēc tam pieprasījums tiek nosūtīts uz attiecīgās ES valsts kompetento iestādi, un saņemtie apliecinājumi tiek automātiski atgriezti atpakaļ e-formā. Visi izgūtie dokumenti tiek pievienoti kā pielikumi e-adresei kopā ar pašu e-formas iesniegumu, tādējādi iestāde tos saņem jau gatavā, standartizētā veidā.

E-formas nodrošina pilnībā automatizētu un vienkāršu OOTS izmantošanu bez nepieciešamības pēc atsevišķas API integrācijas, padarot šo risinājumu īpaši piemērotu tām iestādēm, kurām nav savas IT sistēmas vai kuras vēlas ātri ieviest OOTS savos pakalpojumos . Turklāt e-formu risinājumu iespējams ieviest dažu dienu laikā, nodrošinot ātru un efektīvu pieslēgšanos OOTS.

API integrācija:

API integrācija ir piemērota iestādēm, kurām ir savas informācijas sistēmas vai e-pakalpojumi (t.sk. Latvija.gov.lv portālā), un kuras vēlas OOTS datu apmaiņu nodrošināt tieši savā platformā, nevis caur e-formām. Šajā gadījumā iestāde veic tehnisku savienojumu ar VDAA pārvaldīto API pārvaldnieku, izmantojot OOTS API . Šis API ļauj sistēmai automatizēti izgūt apliecinājumus no citām ES valstīm tieši pakalpojuma izpildes laikā. API pārvaldnieka izstrādātāju dokumentācija (skatīt 2. sadaļu) - dokumenta saite.

API integrāciju izmanto arī latvija.lv kas ļauj centrālajam valsts portālam pievienot OOTS funkcionalitāti saviem pakalpojumiem. Līdz ar to iestādes, kas nodrošina pakalpojumus portālā latvija.lv, var izmantot OOTS bez papildu tehniskām integrācijām portāla pusē - galvenais ir, lai viņu pamatpakalpojuma sistēma atbalsta API izmantošanu. Savienojums notiek caur API pārvaldnieku:

• testa vide: apitest.vraa.gov.lv

• produkcijas vide: api.viss.gov.lv

OOTS API ir REST serviss   kurš ir aprakstīts izmantojot OpenAPI standartu, un tā integrācijai  izmantojot tikai dažas metodes: divas apliecinājumu izgūšanai un vienai autentifikācijas sesijas izveidei. Tas ļauj ātri ieviest integrāciju pat sarežģītās sistēmās. Šeit būtiski uzsvērt, ka iestādei jāintegrē tikai nepieciešamās metodes - visas lietotāja darbības, datu apmaiņa un procesa loģika tiek nodrošināta OOTS starpniekplatformā.

Autentifikācija API pieprasījumos notiek, iegūstot drošības talonu. Savukārt autorizācija pakalpojumu izsaukšanai tiek nodrošināta ar attiecīgajiem autorizācijas tvērumiem (scope). Rezultātā iestādes sistēma var izsaukt OOTS, saņemt apliecinājumus tiešsaistē un automātiski tos pievienot pakalpojuma pieteikumam, nodrošinot pilnībā elektronisku pārrobežu datu apriti.

• Balstīts uz tikai 3 GET metodēm (datu izgūšanai)

Datu pieprasītājs ir iestāde, kas pieprasa datus no citām ES dalībvalstīm, lai nodrošinātu savus pakalpojumus. Tā ir kompetentā iestāde, kas atbild par vienu vai vairākiem pakalpojumi, kuri ir Regulas (ES) 2018/1724 14. panta 1. punktā minēto procedūru tvērumā. Apliecinājumu pieprasītājs katrai procedūrai katrā dalībvalstī var būt atšķirīgs. Tā ir iestāde, kurā lietotājs vēlas veikt saņemt pakalpojumu, kas pieprasa lietotājam iesniegt vienu vai vairākus apliecinošus pierādījumus.

1. vēlas saņemt atbilstošus datus no citas valsts;

2. izmanto OOTS, lai automatizēti iegūtu apliecinājumus;

3. var izmantot API vai e-formu pieprasījumu veikšanai;

4. nav nepieciešams uzturēt savu datu pakalpojumu - tas patērē citu valstu izsniegtos datus.

Datu pieprasītāja piemēri:

• persona piesakās studijām un iestāde pieprasa izglītības diplomu no citas ES valsts,

• uzņēmējs reģistrē komersantu, un valsts iestāde pieprasa uzņēmējdarbības reģistrācijas informāciju,

• darba devējs vai iestāde pieprasa informāciju par nodarbinātību, nodokļu nomaksu vai citiem sociālās apdrošināšanas datiem.

Datu sniedzējs ir iestāde, kas izsniedz datus citām ES dalībvalstīm, izmantojot OOTS. Tā ir kompetenta iestāde, kas juridiski izsniedz apliecinājumus uz ko attiecas Regulas (ES) 2018/1724 14. panta 2. punkts. Dažādas dalībvalstis vienai un tai pašai procedūrai var nosaukt dažādus apliecinājuma sniedzējus, jo apliecinājumu veids un formāts dažādās dalībvalstīs var atšķirties.

1. uztur un publicē savas apliecinājumu datu kopas (evidence types);

2. apstrādā un validē pieprasījumus no citām valstīm;

3. izstrādā un uztur API pakalpojumu, kas izsniedz apliecinājumus ES formātā;

4. nodrošina, ka dati ir pareizi, aktuāli, droši un atbilstoši normatīvajiem aktiem.

Lai saprastu, vai iestāde ir datu sniedzēja, jāspēj atbildēt uz šiem jautājumiem:

• Vai Jūsu iestāde uzkrāj datus un izsniedz dokumentus, kas būtu nepieciešami citu ES dalībvalstu iestādēm, lai sniegtu pakalpojumus Latvijas fiziskām un juridiskām personām?

• Vai Jūsu iestāde uzkrāj datus un izsniedz dokumentus, kas ir uzskaitīti VDAA izveidotajā apliecinājumu sarakstā?

• Gadījumā, ja Jūsu iestāde uzkrāj datus un izsniedz apliecinājumus, kas nav iekļauti VARAM nosūtītajā sarakstā, lūdzam norādīt izsniedzamā dokumenta nosaukumu latviešu valodā.

Datu sniedzēja piemēri:

• Uzņēmējs reģistrē jaunu uzņēmumu, un Uzņēmumu reģistrs sniedz komercreģistra informāciju, lai iestāde varētu pārbaudīt uzņēmuma statusu un datus.

• Persona piesakās darbam profesijā, kur nepieciešams diplomāts vai kvalifikācijas apliecinājums, un izglītības iestāde nodrošina datus par izsniegtajiem izglītības dokumentiem.

• Speciālists, piemēram, ārstniecības persona piesakās profesionālās kvalifikācijas atzīšanai citā ES valstī, un kompetentā iestāde sniedz informāciju par veselības vai profesionālās kvalifikācijas datiem.

Vai iestāde var būt gan pieprasītājs, gan datu sniedzējs?

Jā. Iestādes var būt vienlaicīgi kā datu pieprasītājs un kā datu devējs. Piemēram, kāda Latvijas augstskola izsniedz datus par studentiem un pieprasa ārvalstu diplomu informāciju.

Platforma ir autonoms risinājums, kas nodrošina oficiālu dokumentu vai datu pārrobežas iesniegšanu (apliecinājumu) pēc lietotāju pieprasījuma, iedzīvotājiem vai uzņēmumiem piesakot administratīvu procedūru vai pakalpojumu tiešsaistē. OOTS nodrošina saziņu starp apliecinājumu pieprasītājiem un apliecinājumu sniedzējiem, izmantojot kopīgos pakalpojumus (Eiropas Komisijas uzturētā platformā savadītus metadatus), lai pēc lietotāja nepārprotama pieprasījuma veiktu automatizētu pārrobežu apliecinājumu apmaiņu tiešsaistes procedūrām (e-pakalpojumiem), kas uzskaitītas 14. panta 1. punktā. Regula (ES) 2018/1724.

Apliecinājumi ir dokuments, dati vai informācija, kas kaut ko apliecina par jums kā privātpersonu vai uzņēmēju, piemēram:

• kurā valstī jūs dzīvojat;

• kuras valsts pilsonis esat;

• ka jums ir tiesības saņemt sociālos pabalstus;

• ka esat ieguvis vidusskolas izglītību;

• ka jūs neesat sodāmības reģistrā.

Vienreizes principa tehniskā sistēma  savieno ES dalībvalstu valsts pārvaldes iestāžu pakalpojumus un datu reģistrus. Šādā veidā, var izgūt datus šādās jomās: - dzimšana; -   pārcelšanās; - uzturēšanās; - studijas; - profesionālā kvalifikācija; - darbs; - pensijas saņemšana citās ES valstīs; - uzņēmējdarbība; - publiskie iepirkumi.

Apliecinājumi, ar kuriem apmainās, izmantojot Vienreizes principa tehnisko sistēmu, var būt divos dažādos formātos:

• nestrukturētā formātā (PDF dokumenti);

• strukturētā (mašīnlasāmā) formātā (XML vai JSON).

Strukturēti dati var būt arī citos formātos. Ja nepieciešama formāta transformācija, to nodrošina atbilstoši apakšgrupu saskaņotie dati un DAGR datu kopu standartizācija.

Ja pilsonis vai uzņēmums vēlas pieteikt pakalpojumu, iestādei, kas sniedz pakalpojumu, var būt nepieciešams saņemt apliecinājumus par pilsoni vai uzņēmumu atbilstoši izvirzītajām prasībām pakalpojuma sniegšanai. Apliecinājumus, ka pilsonis vai uzņēmums atbilst izvirzītajām prasībām, izsniedz citas ES dalībvalsts iestāde.  OOTS palīdz pilsonim atrast apliecinājuma sniedzēju(-us) citā dalībvalstī ar pareizo(-ajiem) apliecinājumu veidu(-iem), lai izpildītu pakalpojuma sniedzēja(-u) izvirzītās prasības.

SDGR nenosaka vienotu apliecinājumu standartu. Dalībvalstu iestādes turpina sniegt apliecinājumus savos nacionālajos formātos - PDF, XML, JSON u.c. OOTS atbalsta transformācijas, kas palīdz nodrošināt GDPR datu minimizēšanas prasības, taču tās nav obligātas. Kamēr iestādes pilnībā nepāriet uz datu balstītiem risinājumiem, OOTS nodrošina gan cilvēklasāmus, gan mašīnlasāmus apliecinājumus.

Starpniekplatforma ir ieviešanas iespēja, lai apvienotu visas ar OOTS saistītās funkcionalitātes pierādījumu pieprasītāja pusē. Tajā nav iekļauta priekšskatījuma vieta, jo priekšskatījums tiek apstrādāts pierādījumu sniedzēja pusē. Tomēr, ja norādīšanas apgabalā tiek iesniegti vairāki pierādījumu pieprasījumi, tam jāļauj lietotājam apstrādāt tos visus pirms atgriešanās portālā. Portālam nav jāzina par kopīgiem pakalpojumiem, pierādījumu apmaiņu utt.

Nē. OOTS neuzkrāj datus – tie tiek pārsūtīti šifrēti tikai apmaiņas brīdī starp  Autentisko datu avotu un iestādi, kas datus saņems.

Eiropas Komisijas izstrādāts lietotāja pieredzes prototips